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Hotelsoftware - vor der Entscheidung für ein Programm sollte man sich gut informieren!

Zunächst ist zu klären, für welche Funktionen tatsächlich ein Spezialprogramm benötigt wird. Bei der Suche nach einer Branchenlösung sollten alle Anforderungen ausgeklammert werden, die nicht branchenspezifisch sind. Vielmehr sollte man sich auf die produktiven Aufgaben im Betrieb konzentrieren. Ist derart schon einmal grob vorsortiert, heißt es ein Pflichtenheft zu erstellen. Darin wird im Detail notiert, was das Programm an welchen Arbeitsplätzen leisten, welche Daten es enthalten und welche wie bereitstellen soll. Anhand dieser definierten Merkmale geht es dann zur Umschau auf dem Software-Markt. Ist die Wahl getroffen, gilt es zu klären, welche Voraussetzungen für einen reibungslosen Betrieb der neuen Software erfüllt sein wollen. Solche Vorgaben sollte man sich vom Anbieter schriftlich vorlegen lassen. Bei größeren Installationen sollte die vorhandene Technik auf die Eignung geprüft werden. Nehmen Sie die Angebote zum Softwaretest wahr und nutzen Sie die 30 Ausprobiertage aus. Legen Sie vorher fest, was in den 30 Tagen geprüft werden soll, wie z.B. häufige Aufgabenstellungen, Eingabedaten und der erwarteten Ergebnisse.  Standardaufgaben wie Reservierungen, Stornos oder Check-in sich schnell und einfach erledigen lassen. In den Test-Katalog gehören auch Aufgaben, bis bislang nur schwierig oder mit großem Aufwand zu erledigen sind. Lassen Sie auch die betroffenen Mitarbeiter die Software testen - schließlich müssen die später im Alltagsbetrieb mit dem Programm zurecht kommen. Seien Sie bei der Beurteilung des Programms selbstkritisch: manche Arbeitsschritte mögen ungewohnt sein, aber bei genauer Überlegung kann hier auch die Effektivität schlummern.
Quelle: AHGZ vom 08. April 2017, Seite 16, Fachthema Hotelsoftware.

Einsatzplan per App
Empiric IT Solutions bietet mit EuroTime eine anpassbare Dienstplan- und Zeiterfassungslösung für die Hotellerie, die Daten aus Fremdsystemen visualisiert und Informationen auf unterschiedliche Endgeräte liefert. Mitarbeiter können so ihren Einsatzplan sowie persönliche Zeitkontostände per App abrufen. (www.empircit.de).

Minutengenaue Berichte
Dejoris bietet für seinen Online-Dienstplaner auch eine RFID-Lösung zur Zeiterfassung an. Die protokolliert Arbeits- und Pausenzeiten minutengenau, erstellt Berichte und reicht Arbeitszeitdaten an externe Systeme weiter. (www.dejoris.de).

Planung in der Cloud
Shyftplan unterstützt Betriebe bei der papierlosen Personalplanung per Cloud, von der Schichtplanerstellung bis zu vollständigen Lohnabrechnung. Per App haben die Mitarbeiter stets Zugriff auf die aktuelle Dienstplanung. (www.shyftplan.com).

Stempeluhr-Funktion für alle
Gastrofix-Kassen können per Softwaremodul zum Zeiterfassungs-Terminal aufgerüstet werden. Auch Mitarbeiter ohne Kassenberechtigung können die Stempeluhr-Funktion nutzen. (www.gastrofix.com).

Bürolösungen für Mobilgeräte
Dienstpläne und Nachrichten der Filosof-Bürolösung lassen sich nun auch auf den Mobilgeräten der Mitarbeiter darstellen. Dazu kooperiert Filosof mit Hotelkit, ein Anbieter interner Intranet-Kommunikation. (www.filosof.de, www.hotelkit.net).


Umsatzsteuer im Hotel - auch kostenlose Angebote sind steuerpflichtig!

Gern hört der Gast, dass ihm aufenthaltsverschönernde Extras nicht in Rechnung gestellt werden: sei es der Gästeparkplatz vor dem Haus, schnelles W-Lan oder die Nutzung von Sauna- und Wellnessbereich. Kostenlos ist es allerdings aus Sicht des Finanzamtes nicht - alles hat seinen Preis, und für jeden Umsatz wird Umsatzsteuer fällig und zwar in Höhe von 19%.
Auch wenn das Frühstück und sonstige Annehmlichkeiten im Preis enthalten sind, müssen sie in der Rechnung auftauchen und zum vollen Satz umsatzversteuert werden - es gilt das Aufteilungsgebot, und zwar unabhängig davon, wie der Hotelier sein Angebot intern kalkuliert, und unabhängig davon, ob der Gast das Umsonst-Angebot tatsächlich wahrgenommen hat: Ein Entgelt ist bereits für die Möglichkeit zur Nutzung zu verlangen und entsprechend in Rechnung zu stellen. Bis zu sieben Einzelleistungen können in einer Pauschale auf der Rechnung ausgewiesen werden, wie z.B. Frühstück, Gästeparkplatz, Saunanutzung, W-Lan oder ein Freigetränk aus der Minibar. Dabei sollten für Berechnung realistische Beträge veranschlagt werden, zusammengesetzt aus den tatsächlichen, gegebenenfalls durchschnittlichen Gestehungskosten inklusive Personalkosten inklusive einem Gewinnaufschalg - dess Höhe ist jedoch freibleibend.
Schnürt der Hotelier ein Businesspaket, sollte er darauf achten, nur solche Leistungen einzubinden, die ein Arbeitgeber steuerunschädlich erstatten kann. In der Rechnung schließlich sind Brutto-, Einzel- und Gesamtpreis für die verschiedenen Leistungen auszuweisen, zudem die enthaltenen Netto- und Umsatzsteuerbeträge, aufgeschlüsselt nach Steuersatz.
Quelle: AHGZ vom 01. April 2017, Seite 6, Management & Recht, Autor Hartmut Camphausen.

 
 

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